Rozliczenie składek ZUS po zakwalifikowaniu wypłaconego zasiłku jako wynagrodzenia chorobowego

W styczniu br. pracownikowi chorującemu nieprzerwanie od ubiegłego roku wypłaciliśmy zasiłek chorobowy zamiast wynagrodzenia chorobowego (za okres od 1 do 10 stycznia). Jak dokonać korekty dokumentów rozliczeniowych za styczeń br.? Czy możemy z bieżącego wynagrodzenia za pracę tego pracownika pobrać zaległą składkę zdrowotną?

Przypominamy, że pracownik nieprzerwanie niezdolny do pracy z powodu choroby przypadającej na przełomie roku kalendarzowego, który w dniu 31 grudnia ma prawo do wynagrodzenia za czas choroby, od 1 stycznia nadal zachowuje prawo do tego wynagrodzenia. W takiej sytuacji okres 33 (lub 14) dni liczy się od nowa, począwszy od 1 stycznia. Ponieważ pracodawca za 10 dni stycznia br. wypłacił pracownikowi zasiłek chorobowy zamiast wynagrodzenia chorobowego, obecnie powinien:

zakwalifikować wypłacony zasiłek chorobowy jako wynagrodzenie chorobowe,
sporządzić korektę dokumentów rozliczeniowych za styczeń,
opłacić zaległe składki na ubezpieczenie zdrowotne (wynagrodzenie chorobowe, w przeciwieństwie do zasiłku chorobowego, stanowi podstawę wymiaru składki na to ubezpieczenie) oraz na ubezpieczenia społeczne (zasiłek chorobowy został rozliczony w ciężar składek na te ubezpieczenia).

Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących będzie się składał:

z raportu ZUS RCA, w którym pracodawca w podstawie wymiaru składki zdrowotnej uwzględni obok wynagrodzenia za pracę (pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika) także wynagrodzenie chorobowe,
z raportu ZUS RSA, w którym pracodawca wykaże kwotę wypłaconego świadczenia uznanego za wynagrodzenie chorobowe z kodem świadczenia/przerwy - 331 (wcześniej była to kwota zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego wykazana z kodem świadczenia/przerwy 313),
z deklaracji rozliczeniowej, w której pracodawca uwzględni pełne rozliczenie składek i wypłaconych świadczeń, biorąc pod uwagę zmiany wprowadzone korygującymi raportami.

Przykład

Pracownik chorował od 29 listopada 2014 r. do 10 stycznia 2015 r. (43 dni). Za okres do 31 grudnia 2014 r. pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie chorobowe (33 dni), a od 1 do 10 stycznia br. zasiłek chorobowy w wysokości 690,30 zł (69,03 zł x 10 dni). Wynagrodzenie za pracę w styczniu 2015 r. wyniosło 2.000 zł. W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za styczeń 2015 r. pracodawca wykazał pracownika:

w raporcie ZUS RCA z rozliczonymi składkami na ubezpieczenia społeczne od podstawy - 2.000 zł i składką zdrowotną ustaloną od podstawy - 1.725,80 zł,
w raporcie ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego), okresem od 01.01.2015 do 10.01.2015, liczbą dni zasiłkowych 10, kwotą 690,30 zł.

W sierpniu br. pracodawca stwierdził, iż pracownik za 10 dni stycznia br. powinien był otrzymać wynagrodzenie chorobowe. Sporządził więc korektę dokumentów rozliczeniowych za styczeń 2015 r., tj.:

raportu ZUS RCA z rozliczonymi składkami na ubezpieczenia społeczne od podstawy - 2.000 zł i składką zdrowotną ustaloną od podstawy - 2.416,10 zł (tj. 1.725,80 zł + 690,30 zł),
raportu ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 331, okresem od 01.01.2015 do 10.01.2015, liczbą dni zasiłkowych 10, kwotą 690,30 zł,
deklaracji ZUS DRA, w której wykazał pełne rozliczenie składek i wypłaconych świadczeń, z uwzględnieniem zmian wprowadzonych korygującymi raportami.

Po sporządzeniu korekty dokumentów rozliczeniowych, na koncie płatnika w ZUS powstanie niedopłata składki zdrowotnej. Niedopłacone będą również składki na ubezpieczenia społeczne, bowiem wynagrodzenie chorobowe finansowane ze środków pracodawcy, uznane wcześniej za zasiłek chorobowy, nie podlega rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.

Niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne i składek na ubezpieczenia społeczne

Składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9% podstawy wymiaru jest finansowana ze środków ubezpieczonego. Za osobę pozostającą w stosunku pracy składkę tę jako płatnik oblicza, pobiera z dochodu ubezpieczonego i odprowadza pracodawca (art. 85 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Składka zdrowotna w wysokości 7,75% podstawy wymiaru podlega odliczeniu od podatku dochodowego. Pracodawca nie może jednak pobrać zaległej składki zdrowotnej z wynagrodzenia pracownika bez jego zgody. Jak wyjaśniło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z dnia 27 sierpnia 2014 r.: "(...) Z punktu widzenia przepisów prawa pracy w przypadku wypłacenia pracownikowi wynagrodzenia za pracę w wyższej niż należna wysokości, np. wskutek błędnego naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika (ubezpieczonego) - to można uznać, że doszło do bezpodstawnego wzbogacenia pracownika polegającego na osiągnięciu korzyści majątkowej bez podstawy prawnej kosztem innej osoby.

Pracodawca może zwrócić się do pracownika z prośbą o zwrot nadpłaconej kwoty. Nie ma podstaw prawnych, aby w takim przypadku pracodawca samowolnie dokonał potrącenia nadpłaconej kwoty z wynagrodzenia za pracę w kolejnym terminie wypłaty. Pracownik ma bowiem prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc jego obowiązek liczenia się ze zwrotem świadczenia ogranicza się zasadniczo do sytuacji, w których ma świadomość otrzymania nienależnego świadczenia (art. 409 w związku z art. 410 § 1 K.c. i w związku z art. 300 K.p.). (...) Zgoda na potrącenia powinna być dokonana w formie pisemnej; niezachowanie przez pracownika tej formy uznaje się za nieważność zgody. Wymóg zachowania formy pisemnej zgody ma istotne znaczenie dla celów dowodowych w razie ewentualnego sporu sądowego. Ponadto, Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 października 2008 r. (II PK 76/08, OSNP 2010/5-6/64) stwierdził, że pracownik może wyrazić na piśmie zgodę na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę konkretnych kwot nadpłaconego dodatku do wynagrodzenia także wtedy, gdy składnik ten wypłacał mu pracodawca posługujący się wyspecjalizowanymi służbami finansowymi (art. 91 K.p.).

Mając powyższe na względzie, Departament Prawa Pracy w MPiPS wyraża pogląd, że pracodawca nie może bez zgody pracownika dokonać potrącenia z jego wynagrodzenia na poczet zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne części wynagrodzenia pracownika. (...)".

Jeżeli pracownik wyrazi zgodę na pobranie z jego wynagrodzenia zaległej składki na ubezpieczenie zdrowotne, to pracodawca, obliczając zaliczkę na podatek dochodowy, pomniejszy ją także o tę składkę (w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru). Gdyby pracodawca z własnych środków opłacił tę składkę, to jej równowartość stanowiłaby dla pracownika przychód z tytułu stosunku pracy. Przychodem ze stosunku pracy są bowiem również świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof). Przepisy składkowe, jak i podatkowe, nie zwalniają odpowiednio ze składek ZUS oraz podatku dochodowego takiego rodzaju przychodu. A zatem w miesiącu zapłaty zaległej składki na rachunek ZUS, pracodawca obowiązany byłby tę kwotę oskładkować oraz opodatkować. Takich wyjaśnień udzielił Minister Finansów w interpretacji indywidualnej z dnia 30 października 2013 r. (sygn. DD3/033/199/MCA/13/RD-113250/13).

Pracodawca z własnych środków finansuje powstałą w wyniku korekty niedopłatę składek na ubezpieczenia społeczne.

Zwracamy uwagę! Od nieopłaconych w terminie składek ZUS należne są od płatnika składek odsetki za zwłokę, na zasadach i w wysokości określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.). Odsetki za zwłokę liczy się od następnego dnia po upływie terminu płatności do dnia zapłaty włącznie. Aktualnie stawka odsetek za zwłokę wynosi 8% w stosunku rocznym. W przypadku złożenia przez płatnika we własnym zakresie korekty dokumentów rozliczeniowych wraz z uzasadnieniem przyczyn korekty i zapłaty w całości zaległości składkowych, w ciągu 7 dni od dnia złożenia korekty, stosuje się obniżoną stawkę odsetek za zwłokę w wysokości 75% obowiązującej stawki - aktualnie jest to 6% w stosunku rocznym. Odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby 6,60 zł. Tak stanowi art. 23 ust. 1 i 1a ustawy o sus.