Zwrot części kosztów z tytułu pobytu pracownika w sanatorium a składki ZUS

Jeden z naszych pracowników odbył turnus w prywatnym sanatorium. W regulaminie wynagradzania znajduje się zapis, że na wniosek pracownika, udokumentowany skierowaniem na leczenie sanatoryjne, pracodawca pokrywa 50% kosztów pobytu pracownika w sanatorium. Pracownik ten złożył wniosek o wypłatę środków z tytułu pobytu w sanatorium. Pracodawca zaakceptował wniosek i dokonał wypłaty ze środków obrotowych. Czy powinniśmy naliczyć składki ZUS od tej wypłaty? Nadmieniamy, iż pracownik uzyskał przychód ze stosunku pracy z tego tytułu.

Tak. W sytuacji opisanej w pytaniu pracodawca powinien naliczyć składki ZUS od zwrotu pracownikowi części kosztów z tytułu pobytu w sanatorium.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o PDOF, osiągany u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. W podstawie wymiaru ww. składek nie uwzględnia się wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, zasiłków, a także przychodów wymienionych w § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.), zwanego rozporządzeniem składkowym.

Z kolei do ustalania podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, z tym że m.in. uwzględnia się w niej wynagrodzenie chorobowe oraz pomniejsza się ją o składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane przez pracownika, potrącone przez pracodawcę ze środków pracownika (art. 81 ust. 1, 5 i 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych; Dz. U. z 2022 r. poz. 2561 ze zm.).

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego, podstawy wymiaru składek ZUS nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.

Jak wyjaśnia organ rentowy, na podstawie tej regulacji ze zwolnienia z oskładkowania korzystają jedynie te przychody, które:

wynikają z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,
przybierają postać niepieniężną (formę zakupu po cenach niższych niż detaliczne lub formę usługi).

Korzyść materialna, o której mowa w tym przepisie, pojawia się wówczas, gdy pracodawca dokonuje zakupu towarów lub udostępnia korzystanie z usług po cenie niższej od tej, do której pracownik byłby zobowiązany w przypadku osobistego nabycia tych dóbr.

W sytuacji opisanej w pytaniu pracownik sam nabył usługę w postaci pobytu w sanatorium, a następnie pracodawca dokonał mu zwrotu części kosztów poniesionych na ten cel. Zwrot środków nastąpił w formie pieniężnej, a zatem zwolnienie składkowe, o którym mowa § 2 ust. 1 pkt 26 ww. rozporządzenia, nie będzie miało tu zastosowania. Tym samym od środków pieniężnych wypłaconych pracownikowi z tytułu zwrotu części kosztów pobytu w sanatorium, pracodawca powinien naliczyć pracownikowi składki ZUS.

Takie stanowisko znajdziemy również w interpretacji indywidualnej ZUS (Oddział w Gdańsku) z 1 sierpnia 2023 r., nr DI/100000/43/645/2023, w podobnym stanie faktycznym. W układzie zbiorowym pracy znajdował się zapis, iż na wniosek pracownika, udokumentowany skierowaniem na leczenie sanatoryjne pracodawca pokrywa ze środków obrotowych 90% kosztów pobytu pracownika w sanatorium. Pracodawca na wniosek pracownika, który odbył turnus w sanatorium, zwrócił mu ww. koszty. W interpretacji tej organ rentowy stwierdził:

"(...) Z konstrukcji tego przepisu (§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego - przyp. red.) wynika, że aby móc zastosować wskazane wyłączenie, korzyść uzyskana przez pracownika musi mieć formę niepieniężną.

Wnioskodawca w przedmiotowym wniosku wskazał, że pracownik odbył turnus w prywatnym sanatorium, a pracodawca zaakceptował jego wniosek o zwrot 90% kosztów pobytu. Świadczenie pracodawcy będzie polegało na dokonaniu na rzecz pracownika wypłaty ze środków obrotowych przedsiębiorstwa. Świadczenie, o którym mowa w przedmiotowym wniosku, ma formę pieniężną. W sytuacji gdy to pracownik dokonuje zakupu artykułu, przedmiotu bądź usługi, a następnie otrzymuje zwrot kwoty wydatkowanej na ten zakup bądź jej części, nie można zastosować wyłączenia przewidzianego w § 2 ust. 1 pkt 26 ww. rozporządzenia (składkowego - przyp. red.)."