Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 25 (744) z dnia 1.09.2011

Płatnik może domagać się od ZUS zwrotu nienależnie opłaconych składek ubezpieczeniowych

W wyniku sprawdzenia dokumentów rozliczeniowych ustaliliśmy, że w ubiegłym roku, w jednym miesiącu, zawyżyliśmy pracownikowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Po sporządzeniu i przesłaniu do ZUS korekty dokumentów rozliczeniowych powstała na naszym koncie nadpłata. Czy możemy domagać się jej zwrotu?

Tak. Płatnik może wystąpić do ZUS z wnioskiem o zwrot nienależnie opłaconych składek ubezpieczeniowych. Może to jednak zrobić tylko wówczas, gdy nie ma do opłacenia żadnych zobowiązań składkowych.

Generalnie nienależnie opłacone składki na ubezpieczenia społeczne podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek. Tak wynika z art. 24 ust. 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.). Jeśli płatnik nie posiada żadnych zobowiązań, powstałą na koncie nadpłatę ZUS pozostawia na przyszłe należności, chyba że płatnik złoży wniosek o jej zwrot.

ZUS powinien poinformować płatnika o kwocie niesłusznie opłaconych przez niego składek ubezpieczeniowych, które ewentualnie mogą mu zostać zwrócone. Od 20 lipca 2011 r. przekazuje płatnikowi taką informację w przypadku, gdy wysokość nadpłaty przekracza wysokość kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym. Oznacza to, że ZUS poinformuje płatnika o nadpłacie składek, jeśli jej wysokość przekracza 8,80 zł. Wcześniej ZUS informował o nadpłacie, jeśli przekraczała ona 5% najniższego wynagrodzenia. Po otrzymaniu informacji o kwocie nadpłaconych składek płatnik może złożyć wniosek o ich zwrot.

Co istotne, obowiązujące przepisy nie określają terminu, w jakim ZUS powinien zawiadomić płatnika o istniejącej kwocie nadpłaty składek ubezpieczeniowych. Nie jest więc zobowiązany do przekazywania takiej informacji na bieżąco (tj. bezpośrednio po powstaniu na koncie nadpłaty składek).

Płatnik składek ma w zasadzie 10 lat na dochodzenie od ZUS niesłusznie opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne. Roszczenia te ulegają bowiem przedawnieniu po upływie 10 lat, licząc od dnia:

• otrzymania zawiadomienia z ZUS o kwocie nienależnie opłaconych składek,

• opłacenia składek przez płatnika - w przypadku braku zawiadomienia z ZUS.

Okres ten ulega jednak zawieszeniu:

1) w przypadku wydania przez ZUS decyzji w sprawie nienależnie opłaconych składek - od dnia wszczęcia postępowania do dnia, w którym decyzja stała się prawomocna;

2) jeżeli wydanie decyzji w sprawie nienależnie opłaconych składek jest uzależnione od rozstrzygnięcia zagadnienia wstępnego przez inny organ lub sąd - do dnia, w którym decyzja innego organu stała się ostateczna lub orzeczenie sądu uprawomocni się, nie dłużej jednak niż na okres 2 lat;

3) od dnia śmierci spadkodawcy do dnia uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia, nie dłużej jednak niż do dnia, w którym upłynęły 2 lata od śmierci spadkodawcy;

4) w przypadku wydania przez ZUS decyzji o braku obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym lub obniżającej podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia - od dnia wszczęcia postępowania do dnia, w którym decyzja stała się prawomocna.

Obowiązujące od 20 lipca 2011 r. przepisy w zakresie nienależnie opłaconych składek społecznych są adekwatne do tych, jakie obowiązują w przypadku dochodzenia przez ZUS należności z tytułu składek.

Nienależnie opłacone składki ubezpieczeniowe ZUS zwraca płatnikowi w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku o ich zwrot. Obecnie płatnik może wystąpić ze stosownym wnioskiem w każdym czasie od momentu stwierdzenia nadpłaty bądź otrzymania zawiadomienia o niej z ZUS. Trzeba tylko pamiętać, aby roszczenie o zwrot nadpłaconych składek nie uległo przedawnieniu.

Nie ma ściśle określonego wzoru wniosku o zwrot nienależnie opłaconych składek ubezpieczeniowych. Płatnik może go więc napisać samodzielnie, podając w nim swoje dane identyfikacyjne wykazane w zgłoszeniu płatnika składek (nazwę, NIP i REGON, a w przypadku osoby fizycznej - imię i nazwisko oraz PESEL). Wniosek w tej sprawie można też przekazać do ZUS poprzez Internet, dzięki Elektronicznemu Urzędowi Podawczemu. Należy wówczas wypełnić formularz ZUS EZS. Korzystając z tej formy przekazu prawidłowo wypełniony wniosek należy podpisać przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego.

10-letni okres przedawnienia roszczenia o zwrot nadpłaconych składek odnosi się także do składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Uwaga! Od 20 lipca 2011 r. zwrot nienależnie opłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne następuje na zasadach określonych w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych. Aktualnie w odniesieniu do nadpłaty składek na to ubezpieczenie jest więc stosowany 10-letni okres przedawnienia. Do 19 lipca br. obowiązywał 5-letni okres na dochodzenie od ZUS zwrotu nienależnie opłaconych składek zdrowotnych.

Przepisy w obecnym brzmieniu stosuje się również do składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne nienależnie opłaconych w okresie przed 20 lipca 2011 r. Ma to jednak miejsce tylko wtedy, gdy dochodzenie ich zwrotu nie uległo przedawnieniu na podstawie przepisów obowiązujących przed zmianą (tj. do 19 lipca br.). Okoliczności uzasadniające zawieszenie biegu terminu przedawnienia zwrotu niesłusznie opłaconych składek, wymienione wcześniej w pkt 1-4, uwzględnia się również wtedy, gdy wystąpiły one przed dniem wejścia w życie zmienionych przepisów (tj. przed 20 lipca br.).