Wynagrodzenia i składki ZUS w kosztach podatkowych

Wynagrodzenia pracowników oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi, należności te są kosztem podatkowym z chwilą ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika. Tak wynika z art. 22 ust. 6ba i art. 23 ust. 1 pkt 55 updof.

Zwróć uwagę!

Wynagrodzenia stanowią koszt uzyskania przychodów w miesiącu:

za który są należne - jeżeli będą wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika z zachowaniem terminu ich wypłaty,
w którym zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji - jeżeli będą wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika z uchybieniem terminu ich wypłaty.

Przykład

Pracodawca wypłaca wynagrodzenia do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który wynagrodzenia są należne.

Wynagrodzenia za lipiec 2011 r. zostały wypłacone 10 sierpnia 2011 r.

Wynagrodzenia zostały wypłacone w terminie, w związku z tym pracodawca ujął je w kosztach uzyskania przychodów lipca 2011 r.

Przykład

Pracodawca, o którym mowa w poprzednim przykładzie wynagrodzenia za sierpień 2011 r. wypłaci 15 września 2011 r. i ujmie je do kosztów podatkowych we wrześniu, bowiem wynagrodzenia te zostaną wypłacone po obowiązującym go terminie ich wypłaty.

Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych od wynagrodzeń pracowniczych, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że składki te zostały opłacone:

1) z tytułu wynagrodzeń wypłaconych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,

2) z tytułu wynagrodzeń wypłaconych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

W przypadku uchybienia tym terminom, wymienione składki stanowią koszty uzyskania przychodów z chwilą ich zapłaty (art. 22 ust. 6bb i art. 23 ust. 1 pkt 55a updof).

Przykład

Pracodawca wypłaca wynagrodzenia ostatniego roboczego dnia każdego miesiąca. Wynagrodzenia za lipiec 2011 r. zostały wypłacone 29 lipca 2011 r., natomiast składki ZUS od tych wynagrodzeń zostały opłacone 12 sierpnia 2011 r. Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów lipca 2011 r. wartość składek ZUS opłaconych w sierpniu. Składki te zostały bowiem uregulowane terminowo.

Przykład

Pracodawca wypłaca wynagrodzenia 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który wynagrodzenia są należne. Wynagrodzenia za lipiec 2011 r. wypłacono 10 sierpnia 2011 r. Składki ZUS od tych wynagrodzeń uregulowano 12 sierpnia 2011 r.

W kosztach uzyskania przychodów lipca 2011 r. pracodawca może uwzględnić wartość składek opłaconych w sierpniu. Składki te opłacone zostały bowiem w terminie, o którym mowa w art. 22 ust. 6bb pkt 2 updof.

Przykład

Wynagrodzenia wypłacane są 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który są należne. Wynagrodzenia za lipiec 2011 r. zostały wypłacone 10 sierpnia 2011 r. Natomiast składki ZUS dotyczące tych wynagrodzeń zostaną uregulowane 15 września 2011 r.

Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość składek dopiero w dacie ich opłacenia, czyli we wrześniu 2011 r.

Wynagrodzenia w kwocie brutto wpisuje się do podatkowej księgi w kolumnie 12 "wynagrodzenie w gotówce i w naturze". Podstawą dokonania wpisu jest:

lista płac lub inny dowód, na którym pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze - w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,
inny dowód, np. dowód potwierdzający przekazanie wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

Składki ZUS, tj. składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę, składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych wpisuje się do podatkowej księgi w kolumnie 13 "pozostałe wydatki". Podstawą wpisu jest wyciąg bankowy dokumentujący dokonanie wpłaty do ZUS.