Przejście z wynagrodzenia chorobowego na zasiłek a ZUS

Nierzadko bywa tak, że pracownik niezdolny do pracy przedkłada w firmie zwolnienie lekarskie, na podstawie którego przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłek chorobowy. Zmiana rodzaju pobieranego przez pracownika świadczenia powoduje określone konsekwencje składkowe, co ma następnie swoje odzwierciedlenie w sporządzanych przez płatnika do ZUS dokumentach rozliczeniowych.

Składki od wypłat dla pracownika

Składki społeczne nalicza się pracownikom od przychodu w rozumieniu przepisów o pdof, uzyskiwanego przez nich z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. W przychodzie tym nie uwzględnia się m.in. wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną (zwanego wynagrodzeniem chorobowym). Do podstawy wymiaru składek społecznych nie przyjmuje się też zasiłków (niezależnie od tego, z jakiego ubezpieczenia są wypłacane, tj. chorobowego czy wypadkowego).

Tak samo ustala się pracownikom podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, z tą jednak różnicą, że nie wyłącza się z niej wynagrodzenia chorobowego i pomniejsza ją o kwoty składek społecznych finansowanych ze środków pracownika. Wypłacając zatem pracownikowi wynagrodzenie za czas choroby pracodawca musi od tej wypłaty naliczyć mu składkę zdrowotną. Nie wszyscy jednak pracodawcy o tym pamiętają i od wszystkich wypłacanych pracownikom świadczeń chorobowych (także wynagrodzenia chorobowego) nie naliczają żadnych składek.

Przypomnijmy, że wynagrodzenie chorobowe przysługuje pracownikowi niezdolnemu do pracy wskutek choroby trwającej łącznie 33 dni w ciągu roku kalendarzowego. Jeżeli pracownik ukończył 50. rok życia, wynagrodzenie to przysługuje przez okres 14 dni w ciągu roku kalendarzowego. Pracodawca wypłaca takie wynagrodzenie z własnych środków za każdy dzień niezdolności pracownika do pracy. Dopiero za kolejne dni niezdolności do pracy wskutek choroby w danym roku kalendarzowym (czyli odpowiednio od 34. lub 15. dnia choroby) pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy.

Wypłacając w danym miesiącu zarówno wynagrodzenie za pracę, jak i wynagrodzenie chorobowe, składkę zdrowotną w raporcie ZUS RCA pracodawca nalicza od obu tych wypłat.

Raporty za chorego pracownika

Do rozliczania składek za pracownika oraz informowania ZUS o przerwach w ich opłacaniu spowodowanych np. chorobą zatrudnionego, służą zupełnie różne formularze. Składki ubezpieczeniowe nalicza się za pracownika w raporcie ZUS RCA. Z kolei wszelkie okresy niewykonywania pracy oraz wypłacone za ten okres świadczenia wykazuje się w raporcie ZUS RSA. Sposób, w jaki powinien być wypełniony raport świadczeniowy w przypadku, gdy na podstawie jednego zwolnienia pracownikowi przysługuje nie tylko wynagrodzenie chorobowe, ale również zasiłek chorobowy, zależy od tego, czy pracodawca jest uprawniony do wypłaty świadczeń, czy nie (przykład).

Wypłacając jednak pracownikowi wynagrodzenie chorobowe należy kwotę wypłaty oraz okres, za który się ono należy, wykazać w raporcie świadczeniowym ZUS RSA. Od takiej wypłaty należna jest też składka zdrowotna, co oznacza, że powinna ona być rozliczona w raporcie składkowym ZUS RCA. Pracodawcy zapominają niekiedy o konieczności złożenia tego raportu, zwłaszcza gdy pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim przez cały miesiąc, otrzymując z tego tytułu świadczenie chorobowe.

Przekroczona liczba dni

Jak wspomniano wcześniej, wynagrodzenie chorobowe przysługuje pracownikowi przez ściśle określony czas (tj. 33 lub 14 dni). Zdarza się jednak, że w wyniku pomyłki w obliczeniach, pracodawca wypłaci je za zbyt długi lub zbyt krótki okres. W takim przypadku jest zobowiązany do sporządzenia i przekazania do ZUS poprawionych dokumentów rozliczeniowych, w których skoryguje też składkę zdrowotną. Powinien wówczas złożyć nie tylko korektę raportu świadczeniowego ZUS RSA, poprawiając w nim okres, za który pracownikowi należy się wynagrodzenie chorobowe. Musi też złożyć korektę raportu ZUS RCA, w którym rozliczy składkę zdrowotną od skorygowanej kwoty wynagrodzenia chorobowego.

Przykład

Pracownik przebywał w okresie od 5 do 28 lutego 2014 r. na zwolnieniu lekarskim. Za okres od 5 do 25 lutego br. pracodawca wypłacił mu wynagrodzenie chorobowe w kwocie 2.056 zł, a za okres od 26 do 28 lutego - zasiłek chorobowy w kwocie 489 zł. Za dni przepracowane w tym miesiącu pracodawca wypłacił mu wynagrodzenie w kwocie 523 zł. W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za luty 2014 r. pracodawca wykazał pracownika w raporcie:

- ZUS RSA w dwóch blokach:

w jednym bloku - z kodem świadczenia/przerwy 331 (wynagrodzenie chorobowe, finansowane ze środków pracodawcy), okresem od 05.02.2014 do 25.02.2014, liczbą 21 jako liczbą dni zasiłkowych/liczbą wypłat oraz kwotą 2.056 zł,
w drugim bloku - z kodem świadczenia/przerwy 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego), okresem od 26.02.2014 do 28.02.2014, cyfrą 3 jako liczbą dni zasiłkowych/liczbą wypłat i kwotą 489 zł,

- ZUS RCA, w którym naliczył:

składki na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzenia za pracę wypłaconego w lutym 2014 r. w kwocie 523 zł oraz
składkę zdrowotną od sumy wynagrodzenia za pracę (tj. kwoty 523 zł pomniejszonej o naliczone składki społeczne finansowane ze środków pracownika) i wynagrodzenia chorobowego (tj. 2.056 zł).

Gdyby pracodawca nie był uprawniony do wypłaty świadczeń, wówczas zasiłek chorobowy pracownikowi wypłaciłby ZUS. Wtedy w raporcie ZUS RSA sporządzonym z kodem świadczenia/przerwy 313 pracodawca nie wpisywałby liczby dni oraz kwoty zasiłku chorobowego wykazywanych w polu 05. i 06.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.)

Ustawa z dnia 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.)