Zakup ubrania reprezentacyjnego a składki ZUS i zaliczka na podatek dochodowy

Kilka osób w firmie odpowiedzialnych za kontakty z kontrahentami zagranicznymi otrzymało po 1.500 zł na zakup ubioru reprezentacyjnego, tj. garnituru lub garsonki. Czy kwotę tę można potraktować jako ekwiwalent na zakup ubioru służbowego i zwolnić ją z oskładkowania i opodatkowania?

Na podstawie przepisów składkowych i podatkowych ze zwolnienia ze składek ZUS i podatku dochodowego korzysta wartość ubioru służbowego (umundurowania) lub ekwiwalent pieniężny za ten ubiór, a nie wartość zwykłego ubioru.

Generalnie pracownicy wykonują pracę we własnej odzieży. Pracodawca może jednak zobowiązać pracowników do noszenie stroju służbowego (określonego przez pracodawcę), wydając im strój służbowy lub wypłacając ekwiwalent pieniężny na zakup danego stroju. Taka odzież wyposażona w charakterystyczne cechy firmy (barwa, krój, logo) traci charakter odzieży osobistej (por. wyrok NSA w Gdańsku z dnia 13 lutego 1998 r., sygn. akt I SA/Gd 1228/96, POP 2000/3/73).

Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia składkowego, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wyłączono wartość ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalent pieniężny za ten ubiór. Analogiczne zwolnienie od podatku dochodowego ww. świadczeń zawiera art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o pdof.

Powołane przepisy wyłączają z oskładkowania i opodatkowania wartość ubioru służbowego (umundurowania) oraz kwoty ekwiwalentu za ten ubiór, w sytuacji gdy pracodawca wymaga od pracowników świadczenia pracy w określonym uniformie. Obowiązek używania wymaganego przez pracodawcę ubioru musi odpowiadać specyfice wykonywanej pracy, a określony jego wzór dotyczyć danego stanowiska lub określonej grupy pracowników wykonujących pracę tego samego rodzaju. Zasady używania i zwrotu oraz rodzaj stroju służbowego, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za ubiór służbowy pracodawca może ustalić w regulaminie pracy, w wewnątrzzakładowej instrukcji lub w umowie o pracę.

W interpretacji indywidualnej z dnia 8 maja 2012 r., nr ITPB2/415-246/11/12-S/IB, Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy wyjaśnił, że: "(…) Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 10 ww. ustawy, wolna od podatku dochodowego jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór.

Z dyspozycji powyższego przepisu wynika zatem jednoznacznie, iż ze zwolnienia nie korzysta wartość jakiegokolwiek ubioru, którego używanie należy do obowiązków pracownika, ale wyłącznie ubioru służbowego (umundurowania). W przypadku określenia »ubiór służbowy« ustawodawca ani w przepisach prawa podatkowego, ani w innych aktach prawnych nie sprecyzował jego zakresu znaczeniowego.

Tym samym, wykładni omawianego przepisu należy dokonywać w oparciu o językowe znaczenie słów »ubiór« i »służbowy«. Uniwersalny Słownik Języka Polskiego określa mianem »ubrania« - »to, co się nosi; ubranie, strój«, »służbowy« - »dotyczący pracy w jakiejś instytucji, w wojsku, itp., wynikający z pracy w takiej instytucji; urzędowy«. Wobec powyższego, uznać należy, iż odzież służbowa to specjalna odzież (lub elementy tej odzieży) noszona tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie jej do celów osobistych, np. mundur, odzież robocza charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo, itp.

W świetle powyższego, aby uznać dany strój za ubiór służbowy muszą zostać spełnione dwa warunki:

jego noszenie jest obowiązkiem pracownika (wynikającym z regulaminu czy umowy o pracę),

musi posiadać charakterystyczne cechy (np. naszyte logo firmy, charakterystyczny krój i kolor, itp.) - tj. tak zindywidualizowane elementy, przez które odzież ta traci przymiot odzieży o charakterze osobistym. (…)".

Z pytania wynika, że określonej grupie pracowników wypłacono kwoty na zakup zwykłej garderoby (garniturów, garsonek), które nie wyróżniają się w stosunku do ogólnie dostępnych i stosowanych do celów prywatnych ubrań, a w szczególności oznaczeniami firmowymi (np. logo). Kwoty wypłacone pracownikom na zakup tych ubrań stanowią przychód pracowników w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o pdof. Nie podlega on wyłączeniu ze składek ZUS i nie jest wolny od podatku dochodowego na podstawie ww. przepisów. Gdyby jednak pracownicy mieli obowiązek wykonywać pracę w ubiorze służbowym charakterystycznym dla zakładu pracy (np. garniturze, garsonce z naszytym logo firmy), to wartość tego ubioru nie podlegałaby oskładkowaniu i opodatkowaniu. Zwolnienie składkowe i podatkowe objęłoby również wartość ekwiwalentu określonego w przepisach zakładowych jako równowartość zakupionego ubioru.